Resepsionis Veteriner Yang Kurang Dihargai Dan Berbakat

2024 Pengarang: Daisy Haig | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 03:10

Salah satu orang terpenting yang akan Anda temui di kantor dokter hewan Anda adalah resepsionis yang menyambut Anda saat Anda berjalan melewati pintu.

Hal ini terutama berlaku untuk dokter seperti saya yang bekerja di industri rujukan veteriner. Kami tidak mengevaluasi anak anjing atau anak kucing yang sehat, kami juga tidak biasanya menemukan jadwal kami diisi dengan kunjungan kesehatan rutin. Pasien kami sebelumnya didiagnosis dengan beberapa gangguan atau proses penyakit, yang memerlukan rujukan ke fasilitas kami untuk pilihan diagnostik dan/atau pengobatan lebih lanjut. Oleh karena itu, pemilik mencari perawatan dari spesialis karena hewan peliharaan mereka mengalami masalah dengan kesehatan mereka.

Ketika pemilik melewati pintu masuk ke rumah sakit kami, mereka dipenuhi dengan kecemasan dan ketakutan, dan gejolak emosional mereka terlihat sejak saat kedatangan mereka. Resepsionis adalah orang pertama yang akan mereka temui dan kualitas interaksi awal ini dapat mengatur nada tidak hanya untuk sisa kunjungan pertama mereka, tetapi untuk semua interaksi berikutnya.

Tujuan saya adalah agar setiap pemilik yang saya temui merasa penting, nyaman, santai, dan seolah-olah mereka hanya hewan peliharaan dalam jadwal janji temu saya untuk hari itu. Jika resepsionis dapat mengidentifikasi pasien dengan benar berdasarkan nama (dan jenis kelamin), gerakan yang tampaknya tidak penting ini sering kali sangat berarti bagi orang tua hewan peliharaan yang putus asa, berharap bahkan hanya sedikit kepastian.

Di banyak rumah sakit rujukan, resepsionis juga orang yang diberi tugas untuk menjawab semua panggilan masuk. Mereka diharapkan melakukannya dengan maksimal satu dering, selalu sopan dan ceria, dan berbicara dengan suara yang jelas dengan irama yang merata.

Hal ini juga berlaku pada hari yang sibuk ketika mereka mungkin berurusan dengan beberapa tugas yang berbeda secara bersamaan seperti halnya pada hari yang lambat di mana harapan tersebut mungkin tidak menakutkan. Resepsionis perlu tetap tenang di bawah situasi tekanan tinggi dan tidak pernah membiarkan pemilik bahwa mereka tidak memiliki apa-apa selain semua waktu di dunia untuk membantu orang itu menangani kebutuhan mereka.

Di rumah sakit kami, pemilik akan sering menelepon dan meminta saran kepada resepsionis daripada menjadwalkan konsultasi dengan dokter. Tidak pantas bagi resepsionis untuk membuat rekomendasi medis kepada pemilik atau menyarankan opsi perawatan ketika pemilik mencari jaminan bahwa tidak apa-apa untuk tidak membawa hewan peliharaan mereka untuk evaluasi.

Resepsionis harus mampu mengarahkan pemilik ke orang yang tepat yang dapat menjawab pertanyaan yang diajukan secara memadai, tetapi juga tetap bersimpati pada kebutuhan klien. Oleh karena itu, sangat penting bagi seorang resepsionis untuk menjadi cerdas, dapat diandalkan, agak terlatih secara medis, tetapi juga sangat menyadari keterbatasan mereka dan ketika garis potensial hampir dilintasi.

Di banyak rumah sakit, dan terutama yang bertugas dengan perawatan darurat/mendesak, resepsionis diharuskan untuk memilah hewan peliharaan yang mengalami kondisi mendesak/mengancam jiwa dari mereka yang stabil dan dapat menunggu beberapa saat sebelum dilihat. Hal ini dapat terjadi baik melalui percakapan telepon atau ketika klien / pasien datang tanpa janji. Mereka sering kali perlu membuat keputusan sepersekian detik jika situasinya memerlukan perhatian darurat, jadi mereka harus memiliki pelatihan dasar tentang apa yang harus dicari untuk memfasilitasi pengambilan keputusan itu.

Resepsionis sering ditugaskan untuk mengumpulkan pembayaran dan/atau setoran tagihan hewan peliharaan. Mereka adalah individu garis depan yang berurusan dengan keuangan dan ini dapat menyebabkan beberapa "percakapan" yang panas dan interaksi yang didorong secara emosional, terutama dalam kasus darurat.

Ada lusinan tanggung jawab lain yang ditempatkan pada resepsionis, termasuk pengarsipan, mengirim faks, menjadwalkan janji tindak lanjut, mengeluarkan obat-obatan, memperbaiki peralatan kantor, dan membersihkan. Ini biasanya dianggap sebagai aspek "praktis" dari deskripsi pekerjaan mereka.

Di sisi yang kurang nyata secara teknis adalah kewajiban resepsionis untuk menenangkan klien yang cemas atau marah, bekerja bersama dokter dan teknisi yang tidak sabar, dan secara harfiah menjadi sempurna dan ceria secara emosional dan pribadi setiap saat.

Resepsionis harus mampu menyelesaikan tugas-tugas ini bahkan ketika mereka tidak merasa sangat riang atau antusias. Mereka perlu memperlakukan setiap pemilik secara individual dan hormat, bahkan jika orang yang baru saja mereka ajak bicara di telepon memarahi mereka karena membebankan harga yang terlalu tinggi atau tidak memberi mereka nasihat medis yang mendesak.

Saya telah membaca bahwa deskripsi pekerjaan untuk resepsionis veteriner tidak memerlukan keahlian khusus dan tidak ada pengalaman. Saya berpendapat bahwa agar resepsionis berhasil, mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik, kemampuan teknologi canggih, dan mampu melakukan banyak tugas tanpa berpikir terlalu keras tentang hal itu.

Selain itu, mereka harus memiliki atribut termasuk kebaikan, kasih sayang, kesabaran, dan seperti kebanyakan dari kita di bidang kedokteran hewan, kulit tebal untuk dapat menghadapi pemilik hewan peliharaan yang marah dan emosional yang terkadang lupa untuk bersikap sopan.

Saya selalu mengatakan bahwa saya tidak akan pernah bisa melakukan pekerjaan yang dilakukan staf meja depan di rumah sakit saya, dan saya sangat berterima kasih untuk bekerja bersama anggota staf yang kompeten dan ramah yang bekerja keras dengan antusias dalam tanggung jawab mereka.

Dan saya sangat menghargai kemampuan mereka untuk melindungi saya dari banyak tugas sehari-hari yang biasa mereka lakukan untuk membuat hari saya mengalir semulus mungkin.

Dr Joanne Intile